Der folgende Artikel ist in der Ausgabe 2022/05 des Swiss IT Magazines erschienen und wurde vom Autor Matthias Wintsch verfasst. Der Original-Artikel kann hier eingesehen werden.

Mitsprache im Mittelpunkt

Politische oder geschäftliche Vorhaben, die viele Anspruchsgruppen haben, sind eine heikle Sache: Man will das eigene Vorhaben vorantreiben und rasch zum Ziel führen, gleichzeitig läuft man Gefahr, die wirklichen Bedürfnisse der Betroffenen zu verfehlen. «Wenn man bei einem Vorhaben die Anspruchsgruppen miteinbezieht, sind die Projekte in der Regel erfolgreicher», weiss auch Miro Hegnauer, CEO und Partner bei Konova, dem Hersteller der Partizipationslösung E-Mitwirkung. Sein Unternehmen hat es sich auf die Fahne geschrieben, den Einbezug von Anspruchsgruppen zu digitalisieren und zu vereinfachen. Im Fall eines Gesetzentwurfes ist das etwa der Prozess der Vernehmlassung, in der verschiedene Interessensgruppen und Einzelpersonen sich zum Entwurf äussern können. Im Unternehmenskontext können die Mitarbeitenden beispielsweise zu einer Digitalisierungsmassnahme befragt werden oder sich im Rahmen eines Strategieprozesses einbringen.

Mehr als nur Checkboxen

Das Konova-Produkt E-Mitwirkung läuft vollumfänglich in der Cloud, genutzt werden die Server von Xelon in der Schweiz, die Bedienung findet über den Browser statt. Der Kunde bekommt für jährliche Abokosten Zugriff auf die dreisprachige SaaS-Plattform, in der verschiedene Mandanten eingerichtet und im Anschluss die gewünschten Umfragen und andere Partizipations-Aktionen gestartet werden können. Optional gibt es die Plattform statt im Konova-Design übrigens auch als Whitelabel-Lösung. Die Preise starten bei 3000 Franken pro Jahr.

Geboten wird eine breite Auswahl verschiedener Optionen zur Online-Mitwirkung. So etwa eine Umfrage-Funktion, mit welcher den Anspruchsgruppen Informationen (Dokumente, Links etc.) zur Verfügung gestellt werden und diese dann ihre Inputs über die Online-Plattform einreichen können. Im Gegensatz zu einfachen Umfrage-Tools geht E-Mitwirkung aber bewusst weiter. Ein digitales Partizipationsvorhaben kann beispielsweise in beide Richtungen interaktiv sein. Der Initiator stellt Unterlagen und Infos bereit und die Mitwirkenden können sich informieren und eigene Inputs beisteuern. Genutzt wird das heute beispielsweise für die Verkehrsplanung, indem Gemeinden eine Karte ihres Hoheitsgebiets auf das Portal laden und die Bürger mit Pins auf der Karte ihre Anliegen für den Verkehr in der Gemeinde platzieren können.

So wird mit der Plattform E-Mitwirkung bewusst auf Interaktion und Zusammenarbeit gebaut – die Teilnehmenden werden über den Fortschritt ihres Anliegens informiert und können für Rückfragen vonseiten des Initiators ebenfalls über die Plattform kontaktiert werden. «Es geht also um die Information der Anspruchsgruppe, aber eben auch stark um den Dialog und interaktive Rückmeldungen, damit ein Vorhaben letztlich besser wird», so der Konova-CEO. Der Bürger respektive Mitarbeiter bekommt damit eine Stimme in der Entscheidungsfindung und kann seinen Input oder Einwand bequem und schnell von überall aus beisteuern.

Ein Papiertiger

Auf der Admin-Seite soll das Portal die Prozesse ebenfalls beschleunigen, vereinfachen und Mehrwert generieren. Denn gerade im Bereich der politischen Partizipation sind die Prozesse teilweise etwas aus der Zeit gekommen, wie Hegnauer erklärt: «Früher wurden die Dokumente in einer Vernehmlassung in Papierform verschickt, die Antworten kamen ebenfalls als Briefe zurück, oft mehrere Anliegen betreffend. Im Anschluss mussten die Antworten zerteilt, die einzelnen Anliegen in Excel-Sheets abgefüllt und den richtigen Stellen zur Bearbeitung zugewiesen werden.»

Die Zuweisung und Auswertung der Freitext-Ergebnisse, die von der Bevölkerung respektive der Mitarbeiterschaft kommen, können im Admin-Bereich Personen oder Gruppen zugewiesen werden, damit ein Anliegen auf dem richtigen Schreibtisch landet. So werden bessere Einblicke in die Bedürfnisse der Anspruchsgruppen geschaffen und man beugt Fehlentscheidungen aus der Chef­etage vor, wie Miro Hegnauer ausführt: «Mit dem Einholen und Auswerten dieser Rückmeldungen können Chancen und Risiken in der Organisation frühzeitig erkannt werden.» Um mit diesen Prozessen den Anspruchsgruppen gerecht zu werden, kombiniert Konova die SaaS-Plattform auch gerne mit Workshops und Beratungsleistungen. Dazu arbeitet die Firma mit entsprechenden Bera­tungs­unternehmen zusammen, die Teil des Konova-­Ökosystems sind.

Auf dem Markt tummeln sich bereits heute viele Umfrage-Tools mit Single- und Multiple-Choice-Befragungen. Den Ansatz, zu einem Dokument Rückmeldung in Freitextform geben zu können und die Antworten flexibel und mandantenfähig zuordnen und auswerten zu können, gibt es schweizweit aber nur bei Konova, so Hegnauer. «Das unterscheidet uns von den anderen Lösungen», wie er ergänzt. «Für reine Umfragen gibt es günstigere Lösungen. Aber für Unternehmen und Verwaltungen, die bei einem Brainstorming anfangen, mit den Ideen ein Konzept erarbeiten und es im Anschluss validieren wollen, sind wir die einzige Lösung in der Schweiz.» Die Kunden berichten laut Konova von beachtlichen Zeitersparnissen um die 60 Prozent.

Bedürfnisgesteuerte Entwicklung

Das Start-up konnte jüngst einen wichtigen Meilenstein verkünden: Man zählt seit Kurzem mehr als 100 Kunden. Die meisten davon sind Verwaltungen – darunter grosse Kunden wie die Kantone Luzern, Zürich und Bern, aber auch zahlreiche Städte und kleinere Gemeinden. Und auch im Vereins-Umfeld beginnt es zu laufen, so konnte man etwa den FC Basel ebenfalls als Kunden für E-Mitwirkung gewinnen.

Vor allem bei Unternehmen und Organisationen will Konova nun zu mehr Reichweite finden. Es gibt laut Hegnauer zahlreiche Anwendungsgebiete für Unternehmen wie etwa Strategie- und Leitbildentwicklung, Innovationsmanagement oder Produktentwicklung auf Basis von Kunden- und Mitarbeiter-Feedbacks. Für interessierte Pilotkunden verspricht Konova in der aktuellen Phase vorteilhafte preisliche Konditionen. Auch bekommt man als Kunde Mitspracherecht bei der Entwicklung, denn Konova stützt sich bezüglich Feature-Entwicklung stark auf die Feedbacks und Bedürfnisse aus der Kundenbasis.

Auf eigenen Beinen

Geboren wurden das Unternehmen und das Produkt aus einem politischen Prozess heraus. Hegnauer hatte mit seiner in der Jugend gegründeten Webagentur Snapdesign einen Auftrag beim Kanton Obwalden gefasst – man sollte eine Vernehmlassung des Kantons kommunikativ begleiten. Aus den gesammelten Verbesserungsvorschlägen entstand ein erster Prototyp von E-Mitwirkung, der bewusst sehr partizipativ gemeinsam mit Gemeinden und Parteien im Kanton entwickelt wurde, wie Hegnauer berichtet.

Roland Brun (l.) und Miro Hegnauer haben Konova ins Leben gerufen und stellen heute den Verwaltungsrat.


So ging 2019 aus seiner kleinen Webagentur das neue Unternehmen Konova hervor. Neben ihm ist damals Roland Brun, ein Profi für strategische Kommunikations- und Organisationsberatung, der am Obwalden-Projekt beteiligt war, in die Firma eingestiegen. Roland Brun und Miro Hegnauer selbst, der einen Hintergrund in der Wirtschaftsinformatik und im Marketing hat, bilden heute den zweiköpfigen Verwaltungsrat von Konova. Total arbeiten elf Personen beim Start-up, das Team besteht aus dem Management, Branchenspezialisten und dem Marketing in der Schweiz sowie einem Entwicklungsteam im Ausland. Damit ist Konova zu 100 Prozent selbst finanziert und steht seit Beginn auf eigenen Beinen. «Wir sind aus dem Bedarf heraus entstanden und konnten alles stets refinanzieren. Dafür müssen wir heute sparsam mit unseren Ressourcen umgehen und können keine riesigen Investitionen tätigen», so der CEO.

Mit diesen Strukturen kann Konova zwar keine grossen Sprünge machen, wahrt dafür aber eine gesunde Portion Selbständigkeit und Flexibilität. Für die kommenden Jahre haben sich Hegnauer und Brun zwei grosse Ziele gesteckt, die der CEO abschliessend erläutert: «Wir wollen im Verwaltungsbereich weiterwachsen und zum Schweizer Standard für Mitwirkung und Partizipation werden. Im Unternehmensbereich wollen wir gleichzeitig Erfahrungen sammeln, weitere Pilot­projekte bekommen und gegebenenfalls entsprechende Justierungen am Produkt machen.» Es geht also weiter wie bisher und ganz im Geiste des eigenen Produktes: Konova wird die partizipative und bedürfnisangepasste Weiterentwicklung von E-Mitwirkung weiterhin gemeinsam mit den Nutzern vorantreiben.