Ein Leitbild hilft einer Organisation, ihre Mission, Vision und Werte gegenüber internen und externen Stakeholdern aufzuzeigen und Orientierung zu schaffen. Die Erstellung und die Legitimierung eines Leitbildes stellen dabei für viele Organisationen eine Herausforderung dar. Ein Bottom-Up geführter Ansatz kann helfen, ein breit abgestütztes und akzeptiertes Leitbild zu erarbeiten.

Das Leitbild als Basis für die Organisationsentwicklung

Für Organisationen wie Unternehmen, Verbände oder öffentliche Verwaltungen stellt ein Leitbild ein wichtiges Mittel dar, um Orientierung gegenüber internen und externen Stakeholdern zu bieten. Mitarbeitenden hilft das Leitbild, sich besser mit der Organisation zu identifizieren und ihre Handlungen nach deren Mission und Vision auszurichten. Strategische Entscheidungen können auf Basis eines breit abgestützten Leitbildes einfacher gefällt und argumentiert werden, wodurch das Leitbild auch als Führungstool genutzt werden kann.

Neben der Innenwirkung dient das Leitbild auch der Aussenwirkung. Externe Anspruchsgruppen können eine Organisation aufgrund ihres Leitbildes von vergleichbaren Organisationen besser unterscheiden und ihre Werte erkennen.

Funktionen von Leitbildern, Quelle: Fachbuch «Partizipative Leitbildentwicklung» von Stefan Klaußner, Springer Verlag (2016)

Herausforderung der Legitimation

Wie kann erreicht werden, dass ein erarbeitetes Leitbild wirkungsvoll ist und innerhalb der Organisation gelebt wird? Ein wichtiger Faktor dabei ist die Legitimation. Nur wenn die Mitarbeitenden der Organisation hinter dem Leitbild stehen, dieses verinnerlicht haben und eine hohe Akzeptanz dafür vorhanden ist, kann dieses aktiv in der täglichen Arbeit gelebt werden. Gerade in grossen Organisationen mit einer Vielzahl von Mitarbeitenden kann diese Legitimation eine grosse Herausforderung darstellen. Praxiserfahrungen zeigen: Ein Leitbild kann sehr wohl auf eine hohe Akzeptanz stossen und eine grosse Wirkung erzielen. Es hängt jedoch stark davon ab, auf welche Weise das Leitbild erarbeitet wurde.

Je wichtiger die nach innen gerichteten Funktionen eines Leitbildes sind, desto umfassender sollten die Organisationsmitglieder an der Leitbildentwicklung beteiligt werden.

Stefan Klaußner
Organisationsberater und Buchautor

Top-Down oder Bottom-Up Erarbeitung

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Ansätze, wie ein Leitbild erarbeitet werden kann. Beim Top-Down Ansatz wird das Leitbild auf Management-Ebene erarbeitet und erst in einem zweiten Schritt innerhalb der Organisation etabliert. In diesem Fall kann die Erarbeitung aufgrund der begrenzten Beteiligung zwar innerhalb relativ kurzer Zeit erfolgen, es ist jedoch häufig schwierig, die Legitimation anschliessend bei den nicht-beteiligten Personen sicherzustellen. Das Resultat: Das erarbeitete Leitbild erzeugt einen geringen Nutzen, da es nicht in der Organisation gelebt wird.

Anders sieht dies beim Bottom-Up Ansatz aus. Hier werden die Anspruchsgruppen von Beginn an in die Erarbeitung des Leitbildprozesses involviert. Da die Mitarbeitenden von Anfang an Teil des Prozesses sind, erfolgt der Legitimationsprozess bereits während der Erarbeitung. Obwohl dieses Vorgehen wesentlich mehr Zeit und Kosten beansprucht, können diese wiederum in der späteren Legitimationsphase des Leitbildes eingespart werden. Dies bestätigt eine Studie der KPMG aus dem Jahr 2009, welche die Kosten von Konflikten und Reibungsverlusten innerhalb von Organisationen untersuchte.

Praxiserfahrungen zeigen: Je wichtiger das Leitbild für die interne Organisation ist, desto umfassender sollten die Anspruchsgruppen in den Entwicklungsprozess einbezogen werden. Gerade bei grösseren Organisationen ist ein partizipativer Erarbeitungsprozess essenziell, um eine hohe Wirkung des Leitbildes zu erzielen.

Partizipativer Leitbildprozess umsetzen

Wie kann nun ein Bottom-Up Ansatz effizient und effektiv angewendet werden? Obwohl dazu kein allgemeingültiges Rezept vorhanden ist, gibt es einige Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen:

Ergebnisoffene Partizipation

Nur wenn der partizipative Prozess ergebnisoffen gestaltet wird, erachten die Beteiligten den Prozess als ernsthaft und nachhaltig. Aus diesem Grund sollten beispielsweise beim Brainstorming keine Limitierungen oder Vorbeurteilungen vorgegeben werden. Möchte die Organisationsleitung gewisse Themen oder Schwerpunkte im zukünftigen Leitbild trotzdem zwingend setzen (z.B. Nachhaltigkeit), sollten diese von Beginn an transparent kommuniziert werden.

Breite Beteiligung

Das Leitbild einer Organisation betrifft in der Regel sämtliche internen Anspruchsgruppen einer Organisation direkt oder indirekt. Aus diesem Grund sollten auch sämtliche Personen oder zumindest Personengruppen in den Entwicklungsprozess integriert werden.

Passende Mittel

Abhängig von der Grösse der Organisation, der Komplexität des Prozesses und den physischen Standorten sind entsprechende Partizipationsformen zu wählen. Während Offline-Formate wie Brainstorming-Sessions oder World Cafés einen sehr starken persönlichen Austausch ermöglichen, werden häufig auch viele Anspruchsgruppen aufgrund der zeitlichen und örtlichen Gebundenheit ausgeschlossen. Dank digitalen Lösungen wie der «E-Mitwirkung» gibt es neue Wege, die Anspruchsgruppen in partizipative Prozesse einzubeziehen. Oft kann es sinnvoll sein, digitale und analoge Informations- und Partizipationsprozesse zu verbinden.

Aktive Kommunikation

Sowohl beim Start, bei der Durchführung als auch nach dem Abschluss eines partizipativen Prozesses ist es wichtig, die Anspruchsgruppen transparent, zeitnah und zielgruppengerecht zu informieren. Dazu gehört insbesondere auch, die Resultate aus den partizipativen Schritten aufzuzeigen, wodurch Entscheide für die jeweiligen Betroffenen besser nachvollziehbar und verständlich sind. Für die Kommunikation eignet sich beispielsweise eine Projektwebseite oder eine Ergebniskonferenz.

Professionelles Prozessdesign

Zu Beginn des Leitbildprozesses ist ein Prozessdesign festzulegen. Für jede Projektphase ist zu definieren, wie und wann sich verschiedene Anspruchsgruppen beteiligen oder informieren können. Hierfür lohnt es sich, einen Zeitplan zu erstellen. Die Projektphasen können wie folgt definiert werden:

Leitbildprozess nach eigener Darstellung, basierend auf dem Fachbuch «Partizipative Leitbildentwicklung» von Stefan Klaussner (Springer Verlag,2016)

Für die Erarbeitung und die Durchführung eines Leitbildprozesses ist es oft sinnvoll, eine externe Beratungsperson beizuziehen. Neben der eingebrachten Methodenkompetenz kann diese auch den partizipativen Prozess als «neutrale Person» begleiten und moderieren.

Digitale Mitwirkung als Prozessunterstützung

Digitale Mitwirkung kann helfen, die internen Anspruchsgruppen besser in den Leitbildprozess einzubeziehen und erarbeitete Resultate sichtbar zu machen. Durch den vereinfachten Zugang, welcher orts- und zeitunabhängig funktioniert, geschieht die Beteiligung erfahrungsgemäss breiter. Dies führt dazu, dass die Legitimation bereits im Erarbeitungsprozess des Leitbildes erfolgt und sich somit die Wirksamkeit des Leitbildes erhöht. Digital unterstützte Prozesse helfen zudem, die durchaus aufwendigen Partizipationsprozesse effizienter zu gestalten und beispielsweise die Auswertung der Ergebnisse zu vereinfachen.

Wo es Chancen gibt, gibt es aber auch Risiken. So ist darauf zu achten, dass persönliche Diskussionen unter den Mitarbeiten nicht behindert werden. Des Weiteren sollen Personen ohne digitale Affinität nicht ausgeschlossen werden. Zusammenfassend ist es also sinnvoll, sowohl die Vorteile der Online- als auch die Chancen der Offlinepartizipation gezielt im Leitbilderarbeitungsprozess zu nutzen und einzusetzen. Bei Fragen oder für einen Erfahrungsaustausch steht die Konova AG gerne bereit.