Chancen von kollektiver Intelligenz nutzen

Ob bei der Planung eines neuen Kinderspielplatzes, bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie oder bei der Zentrumsentwicklung: Damit diese Vorhaben gelingen, müssen die erarbeiten Lösungen breit abgestützt, allgemein verständlich und optimal geplant sein. Dies ist nicht immer einfach, da die Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen sehr unterschiedlich sein können und die Ressourcen der Verwaltung und Politik begrenzt sind. Zudem gibt es oftmals verschiedene Lösungswege, die abgewogen und bewertetet werden müssen.

Neuartige Ansätze wie Crowdsourcing, Schwarmintelligenz oder Co-Creation können dabei eine grosse Unterstützung sein. Die Lösungsansätze werden dabei von Beginn an gemeinsam mit den Anspruchsgruppen wie der Bevölkerung, der Wirtschaft und den Vereinen entwickelt, bewertet und validiert. Dies führt dazu, dass die Ergebnisse breit abgestützt sind und die Anspruchsgruppen hinter den Ideen und Lösungsansätzen stehen. Einsprüche oder sonstige Beschwerden nach der Umsetzung können so reduziert werden. Ein weiterer Vorteil: Das Expertenwissen der Bevölkerung zu diesem Thema kann aktiv einbezogen werden. Trends, Risiken und Chancen können frühzeitiger erkannt und berücksichtigt werden.

DIe Nutzung von Schwarmintelligenz ermöglicht den Verwaltungen, Ideen und Bedürfnisse der Bevölkerung frühzeitig zu erfahren. Dies hilft, anspruchsvolle Vorhaben effektiver zu führen, da Trends, Chancen und Risiken besser erkennbar sind und agiert statt reagiert werden kann.

Miro Hegnauer
Gründer Konova AG
Miro Hegnauer

Mit einem strukturierten Prozess loslegen

Wie kann eine öffentliche Verwaltung nun konkret einen partizipativen Prozess umsetzen und dabei von Crowdsourcing und Schwarmintelligenz profitieren? Ratsam ist es, direkt mit einem konkreten Vorhaben oder Thema zu starten, bei dem ein hoher Entscheidungsspielraum vorhanden ist und mögliche Chancen, Risiken und Trends teilweise noch unbekannt sind. Ist ein Vorhaben gefunden, sind zuerst die Ziele zu definieren: Wo sollen die Anspruchsgruppen mitreden? Welche Rahmenbedingen existieren? Wie gehen wir mit den Resultaten um? Über welche Kanäle finden die Information und Partizipation statt?

Sind diese Fragen geklärt, müssen die Anspruchsgruppen für den Prozess informiert und aktiviert werden. Danach startet der eigentliche Ideensammlungsprozess (Partizipation) während einer vorgegebenen Zeitdauer. Dieser kann aus mehreren Schritten bestehen. Ist die Phase abgeschlossen, sind die Resultate zu beurteilen und die gewonnenen Erkenntnisse im Vorhaben (z.B. bei der Ausarbeitung eines Konzeptes oder der Umsetzung von konkreten Massnahmen) anzuwenden. Kanäle und Werkzeuge helfen, die jeweiligen Prozessschritte strukturiert und effizient umzusetzen.

Modell: Bestandteile eines Crowdsourcing Prozesses
Modell: Bestandteile eines Crowdsourcing Prozesses (Quelle: Konova AG)

Analog oder digital?

Mit digitalen Partizipationswerkzeugen gibt es mittlerweile praxisgeprüfte Wege, um den Dialog und die Partizipation mit den Anspruchsgruppen effizient führen zu können. Die Vorteile: Anspruchsgruppen können sich zeit- und ortsunabhängig beteiligen und die Auswertung kann strukturiert und effizient erfolgen. Physische Formate, wie z.B. Workshops, bieten hingegen den Vorteil des persönlichen Austausches.

Erfahrungen der Konova zeigen: Oftmals ist es sinnvoll, analoge und digitale Formate miteinander zu verbinden, um einen möglichst qualitativen, breit abgestützten Einbezug sicherzustellen. Die in den Gemeinden und Kantonen meist verbreitete Plattform «E-Mitwirkung», bietet zum Beispiel die Möglichkeit, erarbeitete Ideen aus einer Veranstaltung online sichtbar zu machen, diese digital weiter zu verfeinern, die Rückmeldungen effizient auszuwerten und die Resultate direkt öffentlich zu dokumentieren.

Vier Beispiele von kollektiver Intelligenz aus der Praxis

Die Nutzung kollektiver Intelligenz bei Vorhaben von öffentlichen Verwaltungen ist schon lange keine Zukunftsmusik mehr. Mittlerweile gibt es bereits zahlreiche Gemeinden, Städte und Kantone, die davon Gebrauch machen. Folgend stellen wir vier unterschiedliche Vorhaben als Inspiration vor.

Kanton, Region und Gemeinden gestalten gemeinsam die Mobilität der Zukunft im Raum Baden und Umgebung. Es sollen zukunftsweisende, nachhaltige, flexible und den jeweiligen Bedürfnissen angepasste Mobilitätsangebote sowie eine hochwertige Entwicklung des Siedlungs- und Freiraums entstehen. Das entsprechende Gesamtverkehrskonzept entsteht in einem breiten, partizipativen Prozess – mit einem ergebnisoffenen Ansatz und innerhalb eines klar definierten Gestaltungsspielraums.

An der physischen Mobilitätskonferenz haben die Teilnehmenden verschiedene Thesen des Planungsteams zur Mobilität in der Region diskutiert und Fragestellungen erarbeitet. Die Resultate daraus wurden auf der E-Mitwirkungsplattform aufgeschaltet und können nun von der breiten Öffentlichkeit beurteilt und kommentiert werden. Die Resultate fliessen anschliessend in die weitere Ausarbeitung des Vorhabens ein.

Mehr Informationen auf der Website des Kantons Aargau

Digitale Themensammlung mit Kommentaren

Die Stadt Uster möchte ihrem Publikum zeitgemässe, ansprechende und hilfreiche digitale Kanäle anbieten. Ein wichtiger Teil dabei ist der Webauftritt www.uster.ch, der im Rahmen des Projektes «Erneuerung von www.uster.ch» neu konzipiert und umgesetzt wird. Doch was sind genau die Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen an den neuen Webauftritt? Welche Funktionen erwarten sie? Wie viel Dialog und Kommunikation sind erwünscht?

Genau diese Fragen wollte die Stadt Uster mit ihren Anspruchsgruppen klären, um dann ein attraktives Online-Angebot umzusetzen, das tatsächliche Mehrwerte bringt, die finanziellen Mittel sinnvoll einsetzt und sich in der Praxis bewährt. In einem ersten Schritt wurden die Vertreter und Vertreterinnen aus der Bevölkerung, Vereinen, Wirtschaft und Politik in einem physischen World-Café informiert und aktiv einbezogen.

An verschiedenen Thementischen wurden Ideen und Meinungen erarbeitet, priorisiert und später auf der E-Mitwirkungsplattform sichtbar gemacht, wo die breite Öffentlichkeit die Ideen später beurteilen und kommentieren konnten. Daraus entstand das Zielbild, das wiederum über die E-Mitwirkungsplattform zur Konsultation aufgelegt wurde.

Mehr Informationen unter www.mein-uster.ch.

Analoger Workshop
Digitale Mitwirkung
Online-Mitwirkung

Das alte Schulhaus in Oberägeri wird nach der Zwischennutzung durch die Schule wieder frei. Soll es wie vor zehn Jahren an der Gemeindeversammlung beschlossen zu einem Lagerhaus umfunktioniert werden oder gibt es mittlerweile neue, ergänzende Ideen? Diese Fragestellung wollte der Gemeinderat genauer wissen und startete deshalb einen partizipativen Prozess, ob das geplante Vorhaben noch den aktuellen Bedürfnissen entspricht. Der rein digital geführte Prozess wurde sowohl auf der E-Mitwirkungsplattform als auch über den digitalen Dorfplatz von Crossiety geführt und lieferte dem Gemeinderat wichtige Erkenntnisse.

Flackert eine Strassenlampe, ist eine Bushaltestelle beschädigt oder tickt eine öffentliche Uhr falsch? Über den «Stadtmelder» der Stadt Winterthur können Infrastrukturmängel niederschwellig der Verwaltung gemeldet werden. Wurde ein Mängel gemeldet, kann der Status jederzeit über die Stadtmelder-Plattform nachverfolgt werden. Dies sorgt wiederum, dass bereits bekannte Mängel nicht erneut an die Verwaltung gemeldet werden. Neben der Stadt Winterthur setzen auch andere Städte und Gemeinde auf Meldeplattformen für Infrastrukturen.

Stadtmelder

Anwendungsgebiete sind breit

Die vier Beispiele zeigen: Die Anwendungsgebiete von partizipativen Prozessen sind breit und reichen von kleineren Fragestellungen bis hin zu komplexen, politischen Vorhaben. Neben projektbezogenen partizipativen Prozessen besteht auch die Möglichkeit, ein permanentes Dialoggefäss zu etablieren, sodass Ideen und Rückmeldungen aus der Bevölkerung jederzeit an die Verwaltung getragen werden können. Der Vorteil hierbei: Andere Personen können bereits erfasste Ideen einsehen und die Verwaltung muss identische Anfragen nur einmal beantworten.

Partizipative Prozesse müssen sich dabei nicht immer an die ganze Bevölkerung richten. So kann es auch sinnvoll sein, in einem bestimmten Schritt nur ausgewählte interne oder externe Gremien oder Projektgruppen einzubeziehen. So kann zum Beispiel Crowdsourcing auch verwaltungsintern eingesetzt werden, um Ideen für Prozessoptimierungen oder Innovationen (Crowd Innovation) zu sammeln und zu priorisieren.

Kompetenzpartnerin für Partizipation und Crowdsourcing

Dank den heutigen Möglichkeiten können kollektive Beteiligungsprozesse im kleinen Rahmen ohne hohen internen Aufwänden und Kosten umgesetzt werden. Die Konova AG unterstützt Gemeinden, Städte und Kantonen mit ihrer Erfahrung darin, die Prozesse effizient und effektiv aufzusetzen und die richtigen Werkzeuge clever zu kombinieren. Weiter bietet die von der Konova entwickelte Gesamtlösung «E-Mitwirkung» eine grosse Entlastung, um sowohl informelle als auch formelle Beteiligungen effizient und effektiv umzusetzen. Ein kostenloses und unverbindliches Expertengespräch eignet sich dabei als ersten Schritt, um zu prüfen, wie und ob kollektive Intelligenz in der Verwaltung eingesetzt werden kann.