Häufige Herausforderungen bei der Umsetzung von Vorhaben

Scheitert ein Vorhaben oder Projekt, kann dies bekanntlicherweise verschiedene Ursachen haben. Häufig werden aber von den Projektinvolvierten die unabgestimmte Kommunikationsführung und ein fehlendes Stakeholdermanagement als Grund genannt. Während der Projektumsetzung auftauchende Risiken können ein über Jahre geplantes Projekt plötzlich in Unsicherheit bringen.

Projekte und Vorhaben sind vielschichtig, es wird zunehmend schwieriger, die in das Projekt involvierten Personen und Organisationen zielgruppenspezifisch zu bedienen, deren Ansprüche, Chancen und Risiken zu managen und die Kommunikationsführung entsprechend zu gestalten.

Im folgenden Beitrag beleuchten wir die verschiedenen Ebenen einer prozessunterstützten Vorhabens-Umsetzung. Weiter stellen wir den digital unterstützten Issue Management Prozess vor.

Stakeholder- und Issue Management

Mit einem konsequent geführten Stakeholder- und Issue Managementprozess können die beschriebenen Herausforderungen abgebaut und die Planungssicherheit in einem Vorhaben gesteigert werden. Durch das frühzeitige Erkennen der involvierten Stakeholder und deren Einstellung zum Projekt können Massnahmen vorzeitig getroffen werden. Dabei ist es wichtig, Chancen und Risiken nicht nur frühzeitig, sondern auch kontinuierlich zu erkennen.
Komplexe Vorhaben können mehrere Jahre dauern. Eine lange Zeitspanne, in der neue Anspruchsgruppen, Themen und Risiken im Projekt auftauchen können. Ein konsequentes Stakeholder- und Issue Management ist somit kein einmaliges, sondern eine kontinuierliche Aufgabe.

360 Grad Sicht auf das Vorhaben

Wird eine Analyse von Chancen und Risiken zu einem Projekt durchgeführt, wird dazu häufig nur die interne Projektgruppe miteinbezogen. Gerade in mehrjährigen Projekten besteht aber die Gefahr, dass die Aussensicht verloren geht und ein Tunnelblick in der Projektgruppe entsteht. Um ein reales Bild zu erhalten, ist es relevant, nicht nur die Innensicht, sondern auch die Aussensicht zu verstehen.

Durch einen frühen Einbezug von externen Stakeholder können neue Risiken und Chancen eingeholt und bestehende validiert werden. Mit der Kombination aus Innen- und Aussensicht ergibt sich ein reales 360 Grad Risiko- und Chancenbild.

Massnahmen verbindlich umsetzen

Sind Chancen und Risiken von einem Projekt erkannt und priorisiert, sind entsprechende Massnahmen verbindlich umzusetzen und deren Wirkung zu monitoren. Gerade das verbindliche Erarbeiten von Massnahmen und den damit verbundenen operativen Aufgaben ist häufig sehr aufwendig und wird deshalb nicht konsequent angewendet. Hier hilft es, wenn ein transparenter Überblick für alle Projektmitarbeitenden geschaffen wird, die Projektbearbeitenden über wichtige Pendenzen aktiv erinnert werden und die Abarbeitung kollaborativ unterstützt ist.

Abgestimmtes Argumentationsmanagement

Um Mehrheiten in einem komplexen Vorhaben oder Projekt zu gewinnen, sind auf Stakeholder abgestimmte Argumentarien ein wichtiger Erfolgsfaktor. Es gilt, auf Basis der erkannten Stakeholder und den damit verbundenen Chancen und Risiken zielgerichtete Argumentarien zu erarbeiten und diese über die passenden Informationskanäle zu kommunizieren.

Sind mehrere Kommunikationsstellen in das Vorhaben involviert, ist sicherzustellen, dass die Argumentation einheitlich gegen Innen und Aussen sowie im Sinne des Gesamtvorhabens geführt wird. Dafür ist es sinnvoll, dass sämtliche in das Projekt involvierten Personen Zugriff auf ein zentral geführtes Argumentationsmanagement erhalten und dadurch immer Zugriff auf die aktuelle Argumentationsliste haben.

Ein strukturiertes Stakeholder- und Issuemanagement hilft, die Planungssicherheit und Akzeptanz des Vorhabens zu erhöhen.


KIMBU - Digital unterstützter Issue Management Prozess

Mit einem digital unterstützten Prozess kann das Stakeholder- und Issuemanagement stark vereinfacht werden. Mit der webbasierten Softwarelösung KIMBU (Kollaboratives Issue Management Board) hat die Konova AG eine einfach zu bedienende Plattform geschaffen, die sämtliche im Projekt involvierten Mitarbeitenden unterstützt. Die marktgeprüfte Lösung ermöglicht es, jederzeit einen transparenten Überblick über bedeutende Stakeholder, Chancen, Risiken, Massnahmen und Argumentarien zu erhalten.

Die sofort verfügbare Gesamtlösung bietet folgende Vorteile und Funktionen:

  • Zentrales Verwalten von allen in das Projekt involvierten Stakeholder (intern/extern)
  • Kollaborative Chancen- und Risikenerfassung
  • Teambasierte Risiko- und Chancenbewertung
  • Digital unterstütze Chancen- und Risikoevaluation bei externen Anspruchsgruppen dank Integration der E-Mitwirkung
  • Laufendes Messen der Akzeptanz bei den betroffenen Anspruchsgruppen
  • Vereinfachte, kooperative Massnahmen- und Aufgabenverwaltung mit Reporting- und automatisierter Erinnerungsfunktion
  • Zentrales Argumentationsmanagement mit automatischer FAQ-Veröffentlichung
  • Gemeinsame, sichere Dateiablage für den Austausch von Dokumenten
  • Export von Reports für die vereinfachte Projektsteuerung

Planungssicherheit im Vorhaben erhöhen

Mit KIMBU bietet die Konova AG eine digital unterstützte Lösung an, welche die Projektsteuerung- und Kommunikation wesentlich vereinfacht. Durch das kontinuierliche Chancen und Risikomanagement und das Tracking von Massnahmen und Aufgaben steigt die Planungssicherheit und die Akzeptanz für das Gesamtvorhaben.

Um einen effektiven Nutzen der Lösung sicherzustellen, wurde die Lösung von Beginn an in der Praxis entwickelt und in komplexen Vorhaben direkt angewendet.

Der Einsatz eines kollaborativen Issue-Management eignet sich unter anderem für folgende Anwendungsfelder:

  • Politische Vorhaben
  • Chance Management Prozesse
  • Reputationsmanagement
  • Stakeholder-Relations
  • Strategische Kommunikationsführung
  • Prozessbegleitende Kommunikation

Mit KIMBU unterstützen wir Organisationen dabei, komplexe Vorhaben erfolgreicher umzusetzen. Mit der digitalen Plattform steigern wir die Effizienz in der Zusammenarbeit und erhöhen die Planungssicherheit und Akzeptanz bei den jeweiligen Anspruchsgruppen.

Miro Hegnauer
Inhaber/Partner, Konova AG

Mehr über kollabotives Stakeholder- und Issue Management erfahren

Bei einem persönlichen Gespräch oder einer Live-Demo geben wir Ihnen einen Einblick in den digital unterstützten Issue Management Prozess. Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf und sprechen Sie mit uns über Ihre Herausforderungen.